Kalkulacija evidenctira prijem robe u magacin, tj.objekat i formira prodajnu cenu robe. Kalkulacije možete štampati kao i priznanice za otkup poljoprivrednih proizvoda.
Pored glavnog menija ( kalkulacije, prikaz, šifarnici, servis, pomoć), toolbara sa pomoćnim ikonicama i statusne linije u dnu prozora , uočavamo glavni deo prozora koji se sastoji iz tri dela: ulazne fakture, zaglavlje fakture i stavke ulazne fakure.
Nakon izbora opcije unos nove kalkulacije potrebno je uneti osnovne stavke u kalkulaciji.
Ulazne fakture je deo prozora koji nam daje pregled svih unetih promena za zadati period knjiženja.
Zaglavlje fakture nam daje prikaz osnovnih informacija o dobavljaču na osnovu čijeg dokumenta radimo kalkulaciju. Tu unosimo naziv dobavljača, broj fakture, datum fakture, datum valute, datum prometa. Broj kalkulacije se upisuje automatski i da ne bi došlo do preskoka ili dupliranja broja kalkulacija bilo bi pogodno da ostavimo ponuđeni broj kalkulacije.
Za ovaj deo prozora je značajno polje dobavljač. Do traženog dobavljača možemo doći izborom kroz padajući meni, klikom na strelicu pored naziva dobavljač, čime vas prozor odvodi direktno šifrarnik poslovnih partnera preko koga možemo dodavati nove partnere ili menjati podatke o postojećim. Nakon odabira poslovnog partnera u šifrarniku, pritiskom na kombinaciju tastera Ctrl+Enter program nas vraća na prethodni prozor za unos kalkulacija.
Stavke ulazne fakture su najvažniji deo prozora gde se u stvari i evidentira sam promet, odnosno, ulaz robe u dati objekat. Unos stavki započinjemo ubacivanjem prva tri slova stavke, pritiskom na taster F1 ili dvoklikom na polje šifra robe, kako bi se dobio prozor Šifarnik robe preko koga dolazimo do željenog artikla.
Nakon izbora ove opcije automatski ćemo se pozicionirati u vrstu za njen unos. Polje ‘šifra robe“ treba ostaviti prazno jer će šifru automatski dodati program tako da unos novog artikla počinje unosom njegovog naziva u polje ‘Naziv’, izborom poreske stope i jedinice mere. Količina na zalihama, nabavna i prodajna cena će biti formirane pri prvom ulazu te robe tako da ih je ovde nepotrebno uneti.
Prilikom formiranja nove robe u šifarniku robe pozivajući se iz prozora kalkulacije, program nam automatski popunjava polje Dobavljač koji je definisan u samoj kalkulaciji. Međutim, ukoliko radimo unos direktno iz šifarnika, onda sami biramo dobavljača iz ponuđene liste dobavljača.
Polje bar kod nam služi za unos bar koda proizvoda ukoliko takav postoji i ukoliko nam je informacija o bar kodu potrebna. U koloni ‘Usluga’ potrebno je obavezno štiklirati ponuđeno polje ukoliko je u pitanju usluga kako bi program pravilno tretirao tu uslugu i razdvojio je od robe obzirom da se usluge npr. ne nalaze u početnom stanju niti se za njih rade nivelacije.
Takođe u okviru prozora Šifra robe imamo opciju minimuma i maximuma količina, tako da prilikom formiranja porudžbenica na lak način možemo poručiti određenu robu.
Svaku novo unetu robu/uslugu nakon unetih podataka potrebno je snimiti klikom na ikonicu Snimi, ili iz padajućeg menija izborom opcije snimi, kao i kombinacijom tastera Ctrl S.
Ukoliko smo šifrarnik robe pozvali iz nekog drugog prozora, kao u našem slučaju iz kalkulacije, za koji su nam potrebni podaci o nekoj robi/usluzi možemo prepisati šifru izborom kombinacije tastera Ctrl Enter. To zapravo znači da ćemo se vratiti na prethodni prozor a da će u odgovarajuće polje biti upisani potrebni podaci o odabranoj robi/usluzi.
Ponovo smo na početnom prozoru ‘Ulaz robe / kalkulacija’. Sada je potrebno dovršiti unos robe, do ovog trenutka smo odabrali artikal iz šifrarnika robe i ostalo nam je da unesemo količinu robe i nabavnu cenu u odgovarajuća polja. U polja ‘Nabavna cena ‘ i ‘Maloprodajna cena’ nalaze se ili trenutne cene robe koju ovde možemo izmeniti ili je ostaviti takvom ili će se nalaziti 0.00 ukoliko je ovo prvi ulaz te robe. U prvom slučaju naš se unos ovim završava jer će program sam izračunati sve potrebne vrednosti (poput nabavne vrednosti, prodajne vrednosti, iznosa PDV-a i slino) dok u drugom slučaju preostaje još da unesemo nabavnu i maloprodajnu cenu robe koja će se potom automatski zapamtiti u šifrarniku robe i pri narednom ulazu pojaviti automatski u tom polju.
Ukoliko u okviru fakture dobavljača postoji rabat njega unosimo tako što stanemo na polje nabavna/maloprodajna cena i kliknemo na taster F4 ili izborom opcije rabat iz padajućeg menija Kalkulacija, kao i prek ikonice rabat iz toolbar-a.
Na isti način izorom opcije Marža unosimo procenat marže ukoliko postoji.
Nakon unetih svih stavki iz fakture dobavljača u ovaj deo prozora, proveru tačnosti unetih podataka , odnosno rekapitulaciju, vršimo klikom na ikonicu Σ u toolbar meniju, izborom opcije rekapitulacija iz padajućeg menija Prikaz, ili jednostavno klikom na taster F7.
Nakon provere unos kalkulacije završavamo snimanjem, čiji je princip isti kao kod snimanja poslovnih partera i robe.
Da bi se uneta kalkulacija evidentirala u KEPU knjizi i Knjizi primljenih računa, potrebno je datu kalkulaciju rasknjižiti izborom opcije Rasknjiži iz padajućeg menija Kalkulacije, klikom na ikonicu Rasknjiži ili kombinacijom tastera Ctrl R. Na isti način vršimo i otključavanje kalkulacija, nakon čega opet možemo da vršimo izmene unutar nje.
Brisanje kalkulacije
Izborom ove opcije vršimo brisanje stavke ulazne fakture ili kompletne ulazne fakture u zavisnosti od toga da li je trenutno aktivan levi ili desni deo prozora. Ukoliko je trenutno aktivan desni deo glavnog dela prozora pre brisanja svake konkretne stavke pojaviće se dodatni prozor na kom će nas program upitati da li smo sigurni da želimo obrisati tu stavku i tako sprečiti slučajno brisanje stavki.
Ukoliko je trenutno aktivan levi deo prozora ovom opcijom se briše cela faktura ali potrebno je naglasiti da je ovakvo brisanje moguće samo ukoliko je ona prazna i ne sadrži nijednu stavku i da će nas u suprotnom program sprečiti u njenom brisanju. To bi, logično, značilo da za onu fakturu koje nije prazna prvo moramo obrisati sve njene stavke pre nego to izvršimo samo njeno brisanje.
Brisanje radimo i preko toolbar menija izborom ikonice „ brisanje selektovane stavke „ ili izborom taster Delete.
Štampa kalkulacije
Klikom na ovu stavku u meniju pozivamo obrazac za štampu kalkulacije. Sam proces štampe počinje klikom na opciju ‘štampa’, i procedura je ista kao i kod svih štampa iz Windows okruženja.
Ako želimo štampu više kalkulacija istovremeno, potrebno je obeležiti ih kombinacijom tastera Shift (Ctrl) i Space (levi klik miša).
Štampu možemo izvršiti i izborom ikonice štampača iz toolbar-a ili kombinacijom tastera Ctrl P.
Štampa kalkulacije na matričnom štampaču
Klikom na ovu stavku u meniju pokrećemo štampu na matričnom štampaču – zapravo štampanje kalkulacije u tekstualnom modu na određeno odredište.
Razlika na odnosu na običnu štampu jeste to da obična štampa je prilagođena grafičkim štampačima (laser, inkjet i sl.), dok ova štampa je prilagođena tekstualnim štampačima kao što je matrični štapač.
U podešavanjima, Servis/Podešavanja/Razno, postoji opcija Pitati za štampu na LPT1 (matrični).
Ako je ta opcija štiklirana, onda će se svaki put pojaviti dijalog forma za izbor odredišta tekstualne štampe:
Ukoliko je gorespomenuta opcija nije štiklirana, onda uvek će koristiti poslednji put podešeno odredište.
Odredište može biti:
Paralelni port računara (LPT1 ili LPT2):
Paralelni port se koristi u slučaju da je štampač direktno vezan na paralelni port računara. Paralelni port računara jeste LPT1, ali u izvesnim slučajevima može da se koristi i LPT2, stoga postoji opcija i za LPT2.
(Ova metoda može da se koristi i u slučaju tzv. mapiranog mrežnog štampača pomoću naredbe net use.)
Izabrani štampač:
Korišćenje izabranog štampača jeste uobičajeno u windows okruženju sa liste instaliranih štampača (bilo mrežnih ili lokalnih) se izabere željeni i štampa se. Ova opcija služi u situaciji kada je matrični štampač nije priključen na računar na koji se radi nego je dostupan preko mreže.
Napomena: ova lista ne prepoznaje automatsko instaliranog mrežnog štampača, tj. mrežni štampač mora biti instaliran na računaru takoreći ručno, da bi se pojavio na ovoj listi.
Datoteka:
U izvesnim slučajevima može biti zgodno ili potrebno da se kalkulacija pojavi u tekstualnoj datoteci. Opcija Datoteka upravo omogućava ovo umesto da se pojavi na papiru pojaviće se u definisanoj datoteci.
Posle izbora odredišta pokrećemo štampu sa klikom na taster Štampaj, a u slučaju da ipak ne želimo odštampati kalkulaciju, onda izaberemo opciju Odustani.
Štampu možemo izvršiti i kombinacijom tastera Ctrl Shift P.
Prikaz : Sakrij / Prikaži fakture
Radi bolje preglednosti glavnog ekrana ostavljena je ova mogućnost da sakrijemo spisak ulaznih faktura i da se kroz njega krećemo korišćenjem ikonica za navigaciju a da kompletna površina glavnog prozora bude namenjena ispisu stavki trenutno aktivne fakture.
Prikaz : Sve kalkulacije / Sa današnjim datumom knjiženja
Ova opcija nam dozvoljava pregled svih urađenih kalkulacija u okviru pravnog lica za koga radimo promene, odnosno, radi bolje preglednosti i lakseg štampanja daje nam samo one kalkulacije koje smo knjižili tog dana.
Štampu priznanice za otkup poljoprivrednih proizvoda možete uraditi putem F8 tastera, ili preko menija Servis.
XML
U meniju servis imate mogućnost uvoza/izvoza kalkulacije u XML. Zadati format za importovanje podataka možete pogledati tako što ćete bilo koju urađenu kalkulaciju exportovati u XML.
Tag ZaglavljeKalkulacije nije obavezan. U slučaju da ga koristite delimično ili u potpunoosti, PIB ili MB su obavezni atributi taga Dobavljac.
U tagu StavkeKalkulacije neobavezan tag je ProdajnaCena i tad se kao prodajna cena upisuje nabavna cena. U tagu Roba morate uneti jedan od atributa : KataloskiBroj ili BarKod.